De griffier
DE GRIFFIER VAN DE RECHTERLIJKE ORDE
Het ambt van griffier Ontstaan van de griffier
Het ambt van griffier ontstond als antwoord op een dubbele behoefte: enerzijds de vraag naar een deskundige die in staat was de rechtspraak te notuleren en anderzijds de nood aan een persoon die kon waken over de toepassing van de juridische procedures en die over het gezag beschikte om overeenkomsten of wilsbeschikkingen in authentieke akten vast te leggen. Om te kunnen optekenen moet er echter een georganiseerd schrift bestaan. De eerste pogingen gebeurden in Mesopotamië. Zo werd het tweestromenland tussen Tigris en Eufraat de voorloper van Egypte voor schrift, recht, enz. Uit de archieven blijkt dat het Oud-Egyptisch rechtswezen, zowel op civielrechtelijk als op strafrechtelijk gebied, degelijk was uitgebouwd. Het hele rechtsapparaat van het land stond onder het gezag van de “dikaiodotès” en de “archidikastès” of het hoofd van de rondreizende rechters. De burgers dienden de beschikkingen betreffende hun persoon en goederen te laten optekenen en authentiek vast te leggen. Later dienden er ook vertalingen gemaakt te worden. De “sesj”, gerechtsscribe of griffier was geboren. In de Oudheid beperkte zijn taak zich louter tot die van “schrijver”, maar in de middeleeuwen groeide deze taak stilaan uit tot die van de eigenlijke griffier of notaris: de persoon die schreef, akte verleende, en bewaarde. Later zou de griffier ook de authentificator, de bewaker van de procedure en de raadsman worden. Etymologisch stamt de benaming “griffier” af van het Griekse “graphein” dat “schrijven” betekent; “grapheion” of schrijfstift evolueert naar het Latijnse “graphium”. Vanuit het Griekse “grapheion” en “grammateus” komt men over het Middeleeuwse Franse “graphiarius” naar “greffier” en “griffier”.
Evolutie door de eeuwen heen
Het ambt van griffier kende niet steeds dezelfde inhoud. In onze contreien geschiedde ten tijde van het feodaal stelsel de rechtspleging veelal mondeling. De vele onzekerheden en betwistingen leidden ertoe dat de rechters voortaan voor de samenvatting van hun uitspraken ook in onze gewesten beroep deden op “klerken”. Het was Lodewijk IX (1226-1270) die het initiatief nam om de “clercs des arrêts” (of griffiers) te installeren in alle rechtsmachten. De figuur van de “griffier” komt men in onze gewesten verder tegen, vanaf de 13° eeuw, in de Schepenbank en de Feodale Hoven. In onze Justitieraden had er een griffier zitting vanaf 1352. De griffiers van de Audiëntie (zittingen van de raad van Vlaanderen, 14° e.) behoorden tot het personeel van de grafelijke of hertogelijke raad. Ze bekleedden ook andere belangrijke posten en werden rijkelijk van gunsten voorzien. Hun bevoegdheden vertoonden grote gelijkenis met de huidige opdrachten van de griffier. Bij de instellingen als de Raad van Vlaanderen (1405), de Orde van het Gulden Vlies (1429), de Grote Raad van Mechelen (1435) en de Raad van Brabant (1576) voerde de griffier de pen. De griffier en zijn commis vinden we verder terug in de eerste Wet op de rechterlijke organisatie, die dateert van 15/24 augustus 1790 (Franse Constituante) en in de Wet van 7/14 oktober 1790 op de gerechtelijke inrichting. De Belgische Grondwet van 7 februari 1831 vertrouwde de rechterlijke organisatie toe aan de wetgever. Volgens de eerste Wet op de rechterlijke organisatie van 4 augustus 1832 behielden de griffiers de dubbele hoedanigheid die hun eigen was, namelijk de hoedanigheid van ministerieel ambtenaar en de hoedanigheid van lid van de rechtbank waartoe ze behoorden. Zij dienden tot 20 december 1957 te wachten, vooraleer de Wet houdende het statuut van de griffiers van de rechterlijke macht en het personeel van hoven en rechtbanken werd gestemd. De gerechtelijke hervorming tot stand gebracht bij Wet van 10 oktober 1967, die inging op 1 november 1970, liet in wezen het statuut van de griffiers van de rechterlijke orde onveranderd. Evenwel werden de functies van griffiers uitgebreid en met meer doelmatigheid geregeld. De griffier is voortaan ook bij de behandeling van het geding betrokken. Ten slotte wijzigde de Wet van 17 februari 1997 grondig de organisatie van de griffie en de essentie van het ambt van griffier en gaf een nieuwe filosofie van de griffiersfuncties aan. Ze sluit ook de intentie in om een nieuwe dimensie te creëren. De griffier verwierf een plaats in de rechtsgeschiedenis en de rechtsliteratuur, onder meer omdat de griffier (gerechtsnotaris) en de notaris (publiek notaris) éénzelfde oorsprong hebben. Meer bepaald in de vroeger Middeleeuwen had zich een evolutie ontwikkeld waardoor het ambt van griffier meestal volledig samenviel met dit van notaris. Op 27 maart 1791 werd het ambt van griffier en dit van notaris onverenigbaar verklaard.
De griffie en de griffier
De griffie is een autonome dienst, als hiërarchisch geheel geïntegreerd in de schoot van elk rechtscollege. Zij dient tevens als secretariaat van de rechtbank/het hof. Het begrip ‘griffie’ is voor het eerst officieel omschreven in de toelichting van de Wet van 17 februari 1997. Zo is de griffie enerzijds een plaats met bepaalde doelstelling (openbare dienst), doch is ook van essentiële betekenis voor de rechtspleging in het algemeen, omdat ze de bewaarplaats uitmaakt van de gerechtelijke akten. Zij fungeert als vaste werkplaats voor de doorlopende opvolging van het processueel verloop van een geding. In de griffie vervult de griffier veelal een coördinerende opdracht; zijn aanwezigheid is er vereist vcor het verrichten van specifieke taken eigen aan zijn functie. Niet onbelangrijk en vaak tijdrovend is de onthaal- en informatieplicht die de griffier heeft t.a.v. de rechtzoekende, en andere actoren.
Hoe wordt men griffier ?
De griffier wordt benoemd door de Koning, op voordracht van de Minister van Justitie. Daartoe wordt gekozen uit twee dubbeltallen; het ene voorgesteld aan de Minister door de hoofdgriffier, het andere door de korpsoverste. Om griffier in de rechterlijke orde te worden moet men voldoen aan de gestelde leeftijdsvoorwaarde (gemiddeld 25 j.), licentiaat in de rechten zijn of houder zijn van het getuigschrift van kandidaat-griffier, en een minimale ervaring (anciënniteitsvoorwaarde) in de griffie van een rechtbank of een hof hebben opgedaan. Het getuigschrift van kandidaat-griffier wordt verworven na een interne opleiding, georganiseerd door de Minister van justitie, en een examen over acht rechtsvakken. De meerderheid van de griffiers groeide door tot het ambt op basis van kennis, ervaring en verdiensten. De benoemingsvoorwaarden en alle aangelegenheden met betrekking tot het statuut van de griffier zijn bij Wet bepaald en opgenomen in het Gerechtelijk Wetboek (1967). De verplichte eedaflegging bekrachtigt de aanvaarding van het ambt.
Lid van de Rechterlijke Orde
De griffiers behoren, evenals de magistraten, tot de Rechterlijke Orde. Dat lidmaatschap brengt voor de griffiers bepaalde onverenigbaarheden mede. Anderzijds beschermt art. 275 van het Strafwetboek elk “lid van de rechterlijke orde” tegen smaad en geweld in de uitoefening of ter gelegenheid van de uitoefening van hun bediening, door daden, woorden, gebaren of bedreigingen. De griffiers worden in het organigram van de Rechterlijke Orde gemeenzaam als “leden van de griffie” geduid. De taken en het statuut van de griffier, zijn evenals die van de magistraten, omschreven in Deel II, Rechterlijke organisatie, Boek I en II van het Gerechtelijk Wetboek.
De eigenlijke griffier
De griffier is een openbare ambtenaar, bekleed met overheidsgezag, die gerechtelijke functies uitoefent. Hij maakt integrerend deel uit van de rechtbank of het hof. Uit hoofde van zijn functie is hij dus onder te brengen bij de actoren van Justitie. Het groot woordenboek der Nederlandse taal ‘van Dale’ omschrijft een actor o.m. als ‘een individu die van doorslaggevende invloed kan zijn in een bepaald proces’. Die duiding is volledig in overeenstemming met de inhoudelijke opdracht voorbehouden door de wetgever aan de griffier wanneer hij de rechter bijstaat in alle verrichtingen van diens ambt. In de generieke betekenis worden alle graden van het griffiersambt geduid met de functiebenaming “griffier”. Er zijn er vier: hoofdgriffier, griffier hoofd van dienst, griffier, en adjunct-griffier. Alle graden zijn steeds in de volheid van betekenis bevoegd voor alle aan griffiers opgedragen taken. Zij staan onder toezicht van het Parket. Bedoeld is hier het toezicht betreffende de naleving van wetten en besluiten e.d., waaraan alle openbare ambtenaren onderworpen zijn.
Tweeledigheid van de functie van de griffier
Zijn taken worden uitsluitend bepaald bij wet. Uit de omschrijving van de opdrachten blijkt duidelijk een tweeledigheid van het griffiersambt : “De griffiers oefenen een gerechtelijke functie uit en vervullen hun taken in de griffie” (art. 171, 3 Ger.W.). De talrijke en gevarieerde taken van de griffier worden in hoofdorde gespecificeerd in het art. 173 Ger.W. : a. Griffietaken :
- hij stelt de griffie voor het publiek toegankelijk;
- hij voert de boekhouding van de griffie;
- hij verlijdt de akten waarmee hij belast is, bewaart de minuten, registers en alle akten van het gerecht waarbij hij is aangesteld en geeft daarvan uitgiften, uittreksels of afschriften af;
- hij bewaart de rechtsdocumentatie inzake wetgeving, rechtspraak en rechtsleer ten behoeve van de rechters;
- hij maakt de tabellen, statistieken en andere documenten op waarmee hij bij wet of besluit belast is; hij houdt de registers en repertoria bij;
- hij staat in voor de bewaring van de waarden, documenten en voorwerpen die krachtens de wet ter griffie zijn neergelegd.
b. Bijstand aan de rechter : De griffier verleent bijstand aan de rechter :
- hij is aanwezig op de terechtzitting;
- hij notuleert het verloop van de rechtszaken en de uitspraken;
- hij geeft akte van de verschillende formaliteiten waarvan de vervulling moet worden vastgesteld en verleent er authenticiteit aan;
- hij stelt de dossiers van de rechtspleging op en ziet, in het kader van zijn bevoegdheid, toe op de naleving van de reglementering ter zake.
Uit de complexe opdrachten voorbehouden aan het ambt van de griffier is af te leiden dat hij borg staat voor de goede administratieve en procedurele verwerking van de rechtspraak in de rechtbank waaraan hij verbonden is. De verdeling van het werk onder de griffiers is een prerogatief van de hoofdgriffier.
Specifieke opdracht voor de griffier : “bijstand verlenen aan de rechter”
a. Verplichte bijstand
De griffier staat de rechter bij in alle verrichtingen van zijn ambt (Ger.W., art. 170). Aan de rechter behoort het om de bijstand van een griffier te vorderen. Hij richt zich daartoe tot het orgaan van de griffie (de hoofdgriffier) welke de griffier aanduidt, die bijstand zal verlenen (art. 172 Ger.W.). De rechter kan evenwel bij afwezigheid van de griffier deze vervangen, of een personeelslid assumeren. De “bijstand als griffier aan de rechter” is specifiek. Het is niet om het even welke bijstand; het is een bijstand met een welbepaald doel. De bijstandsopdracht is niet gebonden aan de griffie en wordt verleend waar de rechter zijn ambtsverrichting(en) uitoefent. Dat houdt in dat de griffier dient aanwezig te zijn op alle terechtzittingen, of plaatsen waar de rechter ambtelijk optreedt. De griffier is gehouden zijn ambt te verlenen, zoniet hindert hij de rechtspraak.
b. Autonome waarnemer en penhouder
De griffier stelt rechtshandelingen, maar geen rechtsprekende handelingen. Hij is een (neutrale) getuige; zijn aanwezigheid is bedoeld als een middel van controle over de regelmatigheid der gerechtelijke verrichtingen. Dat verklaart waarom de rechter in alle verrichtingen dient te worden bijgestaan. Door Procureur-generaal E. Krings werd dat treffend verwoord als volgt: “Door de aanwezigheid van de griffier naast de rechter verplicht te maken, heeft de wet een controle ingesteld op de handelingen van de rechter. Deze beslist en handelt uiteraard vrij zonder dat enige dwang op hem kan uitgeoefend worden, maar zijn handelingen zullen nooit helemaal geheim zijn; er zal altijd een getuige zijn wiens taak het is ze vast te stellen en ze zo getrouw mogelijk weer te geven. Het is een belangrijke waarborg tegen willekeur en daardoor is het een zekerheid voor de rechter”. Door zijn aanwezigheid naast de rechter kan de griffier ieder machtsmisbruik verhinderen en, zo dit niet mogelijk is, kan ieder machtsmisbruik bestraft worden dankzij het verslag dat ervan wordt gedaan door die onafhankelijke en onpartijdige getuige. Zowel in de bijstand aan de rechter als bij het opstellen van griffieakten, werkt de griffier onder eigen verantwoordelijkheid. De hoofdgriffier is dus niet verantwoordelijk voor de fouten van de griffiers en adjunct-griffiers, noch wanneer zij uit eigen bevoegdheid akten opstellen, noch in hun bijstand aan de rechter. Alle machten, bevoegdheden, plichten en verplichtingen die inherent zijn aan de functie van griffier als dusdanig, zijn dezelfde voor de hoofdgriffier als voor zijn medewerkers (griffiers). Het verschil bestaat er in dat de hoofdgriffier méér verplichtingen heeft die de functie van griffier overstijgen (taakverdeling, leiding, beheersopdrachten, materiële uitrusting, informaticasysteem, personeelsbeheer, eindverantwoordelijkheid, intern en extern overleg, enz).
c. Authentificator
Art. 173 Ger.W. draagt de griffier op: “hij geeft akte van de verschillende formaliteiten waarvan de vervulling moet worden vastgesteld en verleent er authenticiteit aan.” Het is duidelijk met het oog op het verzekeren van de correcte en eerlijke procesbehandeling (geschillenbeslechting) dat de wetgever in een neutrale authentificator van het procesverloop heeft voorzien. Met het oog daarop dient de griffier alle verrichtingen van de rechter te bevestigen en er authenticiteit aan te verlenen. Evenwel is de griffier is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de akten die hij, in zijn bijstand aan de rechter, authentiseert. Alle rechterlijke beslissingen en de griffiersakten zijn (evenals de notarisakten en de gerechtsdeurwaardersakten) authentieke akten. De bedoelde authenticiteit wordt verleend door de gemachtigde ambtenaar (de griffier) door middel van het vaststellen in geschrift, met vermelding van datum en plaats, en bekrachtigd door het plaatsen van diens handtekening. De authentieke akte geniet een bijzondere bewijskracht want zij levert bewijs van hetgeen erin vermeld is tot wanneer de valsheid ervan wordt aangeklaagd en vastgesteld door diegene aan wie de akte is tegengesteld in het kader van een burgerlijke valsheidsprocedure. Daarom is de authenticiteit als een granieten sokkel waardoor eindeloze betwistingen worden vermeden; zij ligt dus aan de basis van de rechtszekerheid. Het ligt voor de hand dat de griffier geen authentiek karakter kan geven aan vaststellingen die hijzelf niet gedaan heeft, of die in een andere taal gesteld zijn dan zijn ambtstaal.
De opdrachtgevers van de griffier
a. De Wet (of rechtsnorm)
Het is de wet die de taken van de griffier bepaalt. Voor het burgerlijk procesrecht (of gerechtelijk privaatrecht) is dit in hoofdorde het Gerechtelijk Wetboek. Dat wetboek is van toepassing op alle rechtsplegingen tenzij bijzondere regels hiervan afwijken. Voor het strafprocesrecht is dit het Wetboek van Strafvordering, maar ook hier blijven de regels van het Gerechtelijk Wetboek van toepassing in zoverre de regels van het strafprocesrecht hiervan niet uitdrukkelijk afwijken. Daarnaast worden aan de griffier uiteenlopende taken en plichtplegingen opgelegd in diverse wetten.
b. De rechter
De rechter, die de procesvoering leidt, kan de griffier vragen akte te verlenen van feiten, verklaringen en processuele vaststellingen. Doch het dient te worden benadrukt dat de benaming van “opdrachtgever” toegeschreven aan de rechter een beperkende betekenis heeft. In wezen kan de rechter aan de griffier die hem bijstaat niets bevelen, gelasten, opleggen, opdragen, ook niet belasten met een taak, een opdracht of een boodschap. Niet in een vonnis en niet buiten een vonnis.
c. De rechtzoekende
De rechtzoekende kan de griffier akte vragen van feiten en verklaringen die dienen vastgesteld te worden, en kan hem ter griffie verzoeken de akte(n) te verlijden waartoe hij vanuit zijn bevoegdheid als ambtsdrager gemachtigd is. Nochtans is hij niet gehouden een klaarblijkelijk onregelmatige of nietige akte op te stellen.
De griffier als gerechtelijke notaris ter terechtzitting In zijn rol van neutrale waarnemer (gerechtelijk notaris) van het volledig en ondeelbaar gerechtelijk gebeuren verleent hij ambtshalve akte van de feiten en verklaringen die moeten worden vastgelegd. Volkomen autonoom en onpartijdig acteert de griffier hetgeen hij “de visu” en “de auditu” vaststelt, angstvallig vermijdend één der partijen te bevoordelen. Zowel de partijen (inbegrepen het openbaar ministerie) als de rechter, kunnen de griffier verzoeken akte te verlenen van bepaalde feiten en verklaringen in het kader van het gerechtelijk gebeuren ter zitting. Noch de rechter, noch partijen, (noch het openbaar ministerie), kunnen of mogen hem dit beletten. Dat geldt evenzeer wanneer de geacteerde feiten en gezegden aanleiding zouden kunnen geven tot cassatie van het vonnis, tot veroordeling wegens schending van de rechten van verdediging, tot tuchtmaatregelen of tot strafrechtelijke vervolgingen van één der betrokkenen. Evenmin kunnen dezelfden hem niet ontslaan van het vervullen van een formaliteit die door de wet is opgelegd. En elke formaliteit, waarvan niet vastgesteld is door de griffier dat zij werd vervuld, wordt geacht niet te zijn nageleefd. In alle stadia van de procedure waakt de griffier over de regelmatigheid ervan. Om daaraan te kunnen voldoen hoort de griffier de grenzen van zijn opdracht en zijn verantwoordelijkheid te kennen opdat hij op elk ogenblik zou kunnen oordelen waar zijn ambtelijke medewerking begint en ophoudt. Desnoods moet hij zijn ambtsverlening weigeren; dat kan het geval zijn wanneer wettelijke bepalingen niet zijn nageleefd. Het procesverloop, de verklaringen van partijen en de uitspraak notuleert de griffier op het zittingsblad. Wat de opstelling van het zittingsblad (en proces-verbaal van de zitting) betreft vervult de griffier geen ondergeschikte opdracht. Hij maakt het zittingsblad op, onder zijn verantwoordelijkheid. De rechter kan het door de griffier opgesteld proces-verbaal van de terechtzitting verbeteren en aanvullen door een persoonlijke opmerking aan de voet van dit proces-verbaal, onder de handtekening van de griffier, maar hij heeft niet het recht de vaststellingen, gedaan door de griffier, te supprimeren.
De functionele invulling van de bijstand aan de rechter
a. Begrip “bijstand verlenen”
De bijstand van de griffier behelst zowel het voorbereiden van de taken van de rechter, het ondersteunen en het vaststellen van de ambtsverrichting van de rechter, als het onpartijdig waarnemen, en het scrupuleus noteren. Ondanks zijn opdracht “bijstand te verlenen” is de griffier niet de ondergeschikte van de rechter; hij is wettelijk gezien niet de secretaris van de rechter en niets verplicht hem iets anders te doen dan hetgeen de wet hem oplegt. Indien, bij het dicteren van de rechter, de griffier enig gebrek in de juistheid zou vaststellen, is hij gerechtigd zijn bijstand te weigeren. Het is slechts indien de griffier een akte niet vervult, alhoewel de wet hem dat oplegt, dat hij ertoe kan worden gedwongen door de rechter. De griffier is verbonden aan de jurisdictie, aangewezen voor een zitting om er de rechter bijstand te verlenen en er zijn ambt te vervullen. Het bezittelijk voornaamwoord “mijn” griffier is totaal ongeschikt. Er bestaat geen enkele band van afhankelijkheid tussen de rechter en “zijn” griffier. “ Ze zijn beiden lid van de rechterlijke orde en oefenen er onderscheiden functies uit, op uiteenlopende terreinen, de ene hebbende tot opdracht de regelmatigheid van de verschillende procedurefasen vast te stellen geleid door de andere.
b. Ondersteuning van de taken van de rechter
Het begrip “bijstand aan de rechter” laat ruimte voor een individuele invulling van de ondersteunende rol van de griffier. Daarbij kan het initiatief uitgaan van de rechter (vrager) of van de griffier (aanbieder). Zo kan de rechter ontlast worden van deeltaken verwant aan de rechterlijke praktijk, en de griffier kan het inhoudelijk aspect van zijn taken en de valorisatie van zijn ambt verhogen. Het was trouwens in die zin dat de wetgever (anno 1997) uiting gaf van een eigentijdse interpretatie van “bijstand aan de rechter”, opdat in de dagelijkse werkelijkheid wel degelijk een verhoogde medewerking van de griffiers aan de rechterlijke praktijk zou tot standkomen. Ook de magistratuur is over het algemeen vragende partij voor een verdere uitbouw en professionalisering van de ondersteuning van de rechter. Een cruciale rol is daarbij weggelegd voor de griffier nu het toenemend gebruik van informatica zijn rol van ‘animal scribens’ tot een absoluut minimum wordt herleid.
c. Interactie in de samenwerking buiten de terechtzitting
Het is belangrijk dat de griffier zich op soepele wijze leert aanpassen aan de werkmethoden van de magistraat die hij bijstaat. Immers, elkeen heeft zijn eigen wijze van handelen. Om die reden vergemakkelijkt de vaste samenwerking met dezelfde rechter het werk van de griffier. Na enige tijd kent men praktisch de woordkeuze, het stijlgebruik, en zelfs de zinsbouw… Dat helpt wanneer de griffier het vonnis afwerkt; indien de rechter iets zou vergeten hebben, stelt hij het sneller vast. Over het algemeen onderhouden de griffiers “goede” relaties met de rechter(s) aan wie ze bijstand verlenen. Dat kan een steun zijn voor de rechter die soms heel alleen is ter terechtzitting, en de griffier als vertrouweling heeft met wie hij sommige zaken kan delen. Anderzijds kan die “goede” verstandhouding het werk ook lastig maken want ondanks hun nauwe samenwerking, moet de griffier zijn neutraliteit en zijn objectiviteit bewaren. In sommige gevallen fungeert de griffier een soort gids, onder meer voor de neofiet-magistraat en lekenrechter die de competenties van een ervaren medewerker zal waarderen.
d. Gedragslijn en kwalificaties
Een naslagwerk over de deontologie van de griffier kreeg van de auteur Paul Vrancken als leidmotief: “Vertrouwen en geloofwaardigheid moet je verdienen”. Daarmede benadert hij heel precies de algemene gedragslijn die men van een griffier mag en moet verwachten. Andere gewenste kwalificaties zijn: orde, werkzaamheid, stiptheid en nauwkeurigheid. De griffier moet zelfzeker, accuraat, en diligent kunnen optreden wanneer hij de rechter bijstaat. Hij opereert steeds discreet en stilzwijgend terwijl hij waakt, memoriseert of notuleert. De griffier bij een rechtsmacht vervult een functie met een niet onbelangrijke maatschappelijke, openbare en gezaghebbende status, dat uit dien hoofde samengaat met een voorbeeldfunctie. De wijze van de taakvervulling staat dan ook in een rechtstreeks verband met de deontologie van het beroep. De griffier, als medewerker van de rechter, is geen substituut van de rechter, zodat elke houding die ertoe zou strekken de plaats van de rechter in te nemen of zich diens functies toe te eigenen, voor verwerpelijk dient gehouden te worden. Hij zal uiteraard vermijden de gerechtelijke beslissingen te bekritiseren. Tegenover de rechter geeft hij blijk van de nodige eerbied, respect en loyaliteit voor de rechter. Deze blijken zijn normaal wederkerig.
Rol van de griffier bij de uitspraak
De griffier heeft als opdracht de materiële afwerking van de rechterlijke beslissing te realiseren. Hij neemt vooral de vorm en de presentatie ervan voor zijn rekening. Daarbij zal hij in het bijzonder waken over de volledigheid van de gegevens van de partijen en van de zaak, de voorgeschreven pleegvormen, de gegevens over het procesverloop, de juistheid van data, de samenstelling van het beschikkend gedeelte, de vermelding, de proceskosten, de samenstelling van de zetel. De griffier heeft in het geheel geen medezeggenschap ten aanzien van de rechtsgrond van de zaken. Maar zoals hierboven aangehaald bevat de uitspraak van het vonnis ook andere elementen die, hoewel zij erin begrepen zijn, toch buiten de kern van deze uitspraak liggen. Zo spreekt het vanzelf dat de griffier nauwgezet alle stukken moet onderzoeken en de rechter daadwerkelijk helpen bij het bepalen van het juiste bedrag waartoe de partij moet veroordeeld worden. De griffier handelt hier vanuit het dienstverlenende aspect van zijn functie van bijstand aan de rechter. De griffier kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van een vonnis of arrest; immers de magistraat heeft de plicht een vonnis of arrest zorgvuldig na te kijken of er geen vergissingen worden begaan. Passende aandacht zal hij uiteraard voorbehouden aan taal en leestekens.
Enkele bijzondere taken
Naast de bijstand aan de rechter zijn diverse verantwoordelijke taken voorbehouden aan de griffier. Tot de belangrijkste behoren :
a. Verlijden van akten van de griffier Griffieakten zijn de akten waartoe de griffier tot de redactie heeft besloten als ambtsdrager vanuit zijn verplichting en bevoegdheid. Hij kan de akte opstellen op verzoek van rechtzoekende, uit eigen initiatief om een plichtpleging of een ambtsverrichting een officieel karakter te verlenen. Volkomen autonoom stelt de griffier de akte op en ondertekent hij. Hierbij dient hij zich te behoeden voor strijdigheid met de waarheid en overschrijding van zijn ambtelijke bevoegdheid.
b. Bewaring van dossiers, akten, waarden De griffier is verantwoordelijk voor de correcte inschrijving op de rol van de tijdig neergelegde dagvaardingen/verzoekschriften. Indien een gedinginleidende akte niet gevolgd wordt door een inschrijving van de zaak op de (algemene) rol is de zaak niet aanhangig voor het gerecht. Zonder deze specifieke plichtpleging van de griffier wordt de rechter niet “gevat” en kan hij dus geen kennis nemen van de zaak. Voor iedere zaak dient een dossier van de rechtspleging te worden aangelegd. Uitsluitend de griffier is belast met de samenstelling en de bewaring van die dossiers, en met het verlenen van inzage aan de rechthebbenden. Op hem rust dan ook de verantwoordelijkheid voor elke verplaatsing of uit handengeving van het dossier. Ook de bewaring en de bewaking van de rechtsdocumentatie, waarden, documenten en voorwerpen is aan de griffier opgedragen.
c. Afleveren van grossen en afschriften Uitsluitend de griffier is bevoegd uitgiften (grossen), uittreksels en afschriften van de ter griffie berustende minuten en gerechtelijke bescheiden af te leveren (Ger.W., art. 173 en art. 1380). De uitgifte is noodzakelijk om tot de uitvoering van een vonnis/arrest te laten overgaan.
d. Het regelen van de rollen (rechtsdagen) Op de griffie wordt een algemene rol gehouden, waarop iedere zaak in volgorde van binnenkomst wordt ingeschreven. Op de dag in de dagvaardingen gesteld roept de griffier bij de opening van de zitting de zaken af in de volgorde waarin zij op de algemene rol zijn ingeschreven. De griffier van iedere kamer houdt de bijzondere rol van de zaken die haar zijn toegewezen. De zaken waarvoor de dagbepaling wordt gevraagd, worden geplaatst op de rol van de zittingen der kamer door de griffier van de rol. Hij draagt doorlopend zorg voor het regelen van de rechtsdagen onder het gezag van de voorzitter van het gerecht.
Hiërarchie en ambtsuitoefening Organisatiemodel gerechtelijke inrichting
Het organisatiemodel van de gerechtelijke inrichting is gekenmerkt door een centralisatie van een aantal beheersdiensten bij de Federale Overheidsdienst Justitie en door een decentralisatie naar de rechtsmachten wat betreft rechtsprekende taken, lokale aanwending van middelen, beheer en leiding. De rechtsmachten zijn ingedeeld volgens een piramidale hiërarchische structuur. Elk lid verbonden aan die rechtsmachten (magistraat, griffier, personeelslid) functioneert binnen het kader van structurele gezagsverhoudingen volgens een gestructureerde korpschiërarchie. Dat leidt ertoe dat alle communicatie en handelingen tussen de overheid (Minister), de korpsoversten en de leden van de gerechtelijke organisatie (magistraten, griffiers, personeelsleden) verlopen volgens een rangopvolgende lijn. Ministeriële richtlijnen, bestuurs- en werkingsaspecten worden bij omzendbrief ‘top down’ verstrekt. Het organisatiemodel van elk rechtsmacht is een duaal model waarin magistraten en ondersteunend personeel twee gescheiden organisaties vormen. Zij hebben elk hun eigen gezagsorgaan. Het is derhalve de hoofdgriffier die verantwoordelijk is voor de regelmatige en goede werking van de griffie, waarvan hij de leiding heeft en korpsverantwoordelijke is. De dienst van de griffie staat, als openbare dienst, zelfstandig tegenover de rechterlijke macht.
De relatie korpsoverste/hoofdgriffier
De magistraat-korpsoverste staat in voor de beleidsvoering en het algemeen bestuur van de rechtbank. Aan hem komt het gezag toe van de eindverantwoordelijke; hij is de (externe) vertegenwoordiger van de rechtsmacht. Hij wordt in het dagelijks management bijgestaan door de hoofdgriffier die de zorg draagt voor de goede werking, de aanwending van de middelen en de logistieke ondersteuning van de magistraten. Zij vormen een feitelijk bestuursteam.
Toezicht over de griffie(r)
Het Openbaar Ministerie heeft het toezicht over de griffie (art. 140 Ger.W.). Dat toezicht beperkt zich tot de handhaving van de tucht, de regelmatige uitoefening van de dienst, en de naleving van de wetten, besluiten en verordeningen. Dat laatste betekent dat de procureur des Konings (Proc.-generaal) slechts achteraf kan nagaan of de griffiers en het griffiepersoneel hun wettelijke verplichtingen zijn nagekomen en de nodige maatregelen hebben getroffen. Toezicht impliceert niet het recht om bevelen te geven aan de griffiers en de griffie. Integendeel, de rechtsleer leert dat toezicht geenszins hiërarchie meebrengt. Voor de fouten of nalatigheden die de griffiers begaan in de bijstand die zij verlenen aan de rechter, komt het de magistraat van de zetel toe om een tuchtprocedure in.
Onafhankelijkheid
Er is de autonomie t.o.v. de rechter. De rechter intervenieert nooit in de werking van de griffie. De autonomie van de griffier heeft geen andere grens dan de wet. Deze autonomie mag niet worden ontzenuwd door een welkdanige inmenging in de bevoegdheden van de griffier, niet vanwege personen die behoren tot de organen van de rechterlijke macht, noch vanwege de organen van de twee andere machten. Maar de autonomie van het ambt brengt ook in belangrijke mate verantwoordelijkheid mee van diegene die het uitoefent; zowel burgerrechtelijke als strafrechtelijke verantwoordelijkheid, met of zonder gevolgen op disciplinair vlak.
Dienstwaarneming
Er is voor de griffier, vooral wat de bijstand aan de rechter betreft, geen beperking van dienst in tijdperk of tijdsduur. Zijn werk is in grote mate afhankelijk van dat van de rechter. Plaatsbezoeken, zegelleggingen en zegellichtingen, en andere ambtelijke verrichtingen van de rechter kunnen ook op zaterdag, zondag of feestdagen en op elk uur van de dag of van de nacht de medewerking van de griffier opeisen. Wel wordt de griffier verondersteld prestaties te volbrengen in overeenstemming met die van de ambtenaren, hetzij een arbeidsduur van 38 uur per werkweek. Wanneer de griffier geen bijstand verleent aan de rechter of werk verricht om die bijstand voor te bereiden of op te volgen, is hij gehouden dienstprestaties op de griffie te volbrengen. Tijdens de openingsuren van de griffie is daar steeds de aanwezigheid van een griffier vereist. Beroepsgeheim Voor alle leden van de griffie (evenals voor de personeelsleden) geldt het beroepsgeheim. De griffier heeft een vertrouwensfunctie. Bepaalde indiscreties kunnen van die aard zijn, dat zij de werking van het gerecht of de belangen en de faam van partijen/rechtzoekenden schaden. De medewerker die bepaalde geheimen vrijgeeft, waarvan hij door de uitoefening van zijn ambt kennis kreeg, kan de straffen oplopen door artikel 458 van het Strafwetboek bepaald, afgezien van de tuchtstraffen die tegen hem kunnen worden getroffen. Anders dan de rechter kan de griffier niet worden gewraakt. Hoewel de medewerkers van de magistraten geen recht spreken kunnen zij wel de partijdigheid, of de schijn van partijdigheid in de hand werken of opwekken o.m. door aan één bepaalde partij inlichtingen te verschaffen. De griffier zal zich onthouden een partij, of iemand die later partij zou kunnen zijn, te benadelen of te bevoordelen. Bovendien is de griffier gehouden tot een meldingsplicht wanneer hij bij de uitoefening van zijn ambt een zware onregelmatigheid, een inbreuk of een wanbedrijf zou vaststellen of zelfs zou vermoeden. Art. 29 van het Strafwetboek bepaalt : “Iedere gestelde overheid, ieder openbaar officier of ambtenaar die in de uitoefening van zijn ambt kennis krijgt van een misdaad of van een wanbedrijf, is verplicht daarvan dadelijk bericht te geven aan de procureur des Konings bij de rechtbank binnen wier rechtsgebied die misdaad of dat wanbedrijf is gepleegd of de verdachte zou kunnen worden gevonden, en aan die magistraat alle desbetreffende inlichtingen, processen-verbaal en akten te doen toekomen.”
Informatieplicht en consultverbod
De Wet bepaalt: “de griffier stelt de griffie voor het publiek toegankelijk”. (art. 173 Ger.W.) Deze bepaling betekent volgens de toelichting van de wetgever: “de griffier krijgt een informatieplicht, zeker inzake de rechterlijke organisatie en de rechtspleging. De griffier zal in de toekomst niet alleen de bevoegdheid, maar de plicht hebben, de rechtzoekende in te lichten over de rechterlijke organisatie, de diensten, de procedure, de termijnen van verzet en hoger beroep, enz. Het is één van zijn taken, het behoort tot zijn ambtsplichten”. De invulling ervan door de griffier is subtiel en delicaat te noemen. Enerzijds moet hij aan de rechtzoekende toelichting verschaffen, maar anderzijds moet hij het verbod van art. 297 Ger.W. – geen consult te geven – in acht nemen.
Verantwoordelijkheid
De griffier is tijdens en in de uitoefening van de hem opgedragen taken steeds verantwoordelijk voor alle ambtsdaden en kan steeds ter verantwoording geroepen worden door die overheidspersonen welke voor de welbepaalde ambtsdaden het toezicht of de tucht over hem uitoefenen. Het in gebreke blijven op het stuk van deze verantwoordelijkheid in de ambtsuitoefening kan tot “tuchtmaatregelen” leiden. Het kan eveneens en bovendien leiden tot “administratieve boeten” en tot “fiscale boeten”. In toepassing van art. 415, Wetboek van Strafvordering, kan het Hof van Cassatie of het Hof van beroep de kosten van de opnieuw te beginnen rechtspleging ten laste leggen van de griffier die de nietigheid veroorzaakt heeft. De tweeledigheid van de functie van de griffier leidt tot een onderscheid in aansprakelijkheid. Als orgaan van de Staat treedt hij op, wanneer hij een daad stelt die hij, in de uitoefening van zijn ambt, kan en moet stellen. Zijn handelingen brengen rechtstreeks de aansprakelijkheid van de Staat in het gedrang op grond van art. 1382 van het Burgerlijk Wetboek. Als aangestelde van de Staat treedt de griffier op, wanneer hij een daad stelt naar aanleiding van de uitoefening van de dienst. Elke slechte, foutieve, gebrekkige of niet-uitvoering van zijn taak brengt de aansprakelijkheid van de Staat in het gedrang op grond van art. 1384, lid 3, van het Burgerlijk Wetboek. Inzake de burgerrechtelijke aansprakelijkheid ten opzichte van derden kunnen zich drie mogelijkheden voordoen : a) de ambtenaar alleen kan aansprakelijk zijn voor de fout die hij heeft begaan omdat hij de perken van zijn ambt te buiten is gegaan; b) de ambtenaar en de Staat kunnen samen aansprakelijk zijn; c) de Staat kan ook alleen aansprakelijk zijn. Elke griffier is voor eigen fouten en nalatigheden, begaan als griffier, persoonlijk aansprakelijk, in die zin dat de aansprakelijkheid van de hoofdgriffier voor fouten en nalatigheden van de griffiers niet in het gedrang komt. Hubert Vanmaldeghem Hoofdgriffier van de rechtbank van koophandel te Gent
Geraadpleegde bibliografie - CAMBIER, Droit Judiciaire Civil, Tome Ier, Larcier, 1947. - De LEVAL, G., Le droit judiciaire rénové, Kluwer, 1992.. - De Schakel – Le Trait d’Union, driemaandelijks tijdschrift van de beroepsorganisatie van griffiers, parketsecretarissen en personeel, C.E.N.E.G.E.R. v.z.w. - DESCAMPS, L., en TEURLINGS, E., Encyclopédie, dl. II, Juge de paix. - Pandectes Belges, V, Hiérarchie (en général). - Rechtskundig Weekblad 2000-2001, Juridisch weekblad, uitgegeven door v.z.w. Rechtskundig Weekblad bij N.V. Intersentia. - Répertoire Pratique de Droit Belge, titel II, Le greffier. - VAN LENNEP, R., Belgisch Burgerlijk Procesrecht, IX, Rechterlijke Inrichting, “De griffiers”. - VANMALDEGHEM, H., Gedenkboek C.E.N.E.G.E.R. 1946-1996, uitgave in eigen beheer van de beroepsorganisatie v.z.w. C.E.N.E.G.E.R., 1996; De griffier: functie, en rol in het burgerlijk procesrecht, 2004, lesmodule in opdracht van FOD Justitie, Dienst opleiding rechterlijke organisatie. - VAN REEPINGHEN, Ch., Verslag over de gerechtelijke hervorming, uitgave Belgisch Staatsblad, 1964. - VRANCKEN, P., De griffier van de rechterlijke orde, uitgave in eigen beheer, 1980; Privilegium Tabellionatus, Genk, 1997; De deontologie van de griffiers, secretarissen en het personeel van griffies en parketsecretariaten, die Keure, 2001, XI en 129p.; Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden, die Keure, 2004. Bron: “De griffier van de rechterlijke orde”, Hubert Vanmaldeghem, Ere-hoofdgriffier rechtbank van koophandel, Uitg. Larcier, Ius & actores – N° 2/2011